Меню

В каком документе отражается выдача средств индивидуальной защиты



Журнал учета выдачи СИЗ

Если в организации работодатель приобретает и снабжает работников средствами индивидуальной защиты (а он это обязан делать в соответствии со 212 и 221 статьями Трудового кодекса), то на предприятии должен вестись журнал учета выдачи СИЗ. Этот документ иллюстрирует поступление к конкретным сотрудникам специальной защитной одежды, обуви, респираторов и других полезных приспособлений.

Особенно это актуально для компаний, где сотрудники осуществляют свою работу в загрязненных или вредных условиях труда, в местах с повышенной или пониженной температурой (например, пожарные или сварщики), где работники взаимодействуют с потенциально опасным для жизни и здоровья оборудованием.

Строительные и производственные организации нуждаются в таком журнале. Словом, это распространенная и часто заполняемая бумага.

Что относится к СИЗ

Для того чтобы избежать спорных моментов, в трудовом законодательстве (а конкретнее – в 209 статье) четко прописано, что относится к средствам индивидуальной защиты. Например, к этой категории относятся противогазы, защитные перчатки, очки, пояса, другая специализированная одежда и обувь. Основной критерий – это защитная функция.

Защищать можно разные человеческие органы. По этому признаку СИЗ и классифицируются. Так, бывают защитные средства для глаз, кожи, головы целиком, органов дыхания. Отдельно выделяют приспособления от падения с высоты (страховки).

Также выделяют фильтрующие и изолирующие средства индивидуальной защиты. Первые фильтруют поступающие в легкие и к коже воздушные массы, вторые предохраняют от воздействий электрического тока, химических веществ, повышенной или пониженной температуры и пр.

Не стоит забывать, что к СИЗ также могут относиться смывающие, обезвреживающие средства и иные жидкости. Есть комплексные виды защиты: комбинезоны различной комплектации и назначения. Полный перечень средств защиты на производстве можно найти в ГОСТ 12.4.011-89.

Как выдавать

Трудовой кодекс не регламентирует, каким именно образом и в какие сроки необходимо выдавать средства индивидуальной защиты. Руководитель организации либо ответственный за это работник вправе решать самостоятельно форму и периодичность выдачи. Если рабочие будут обеспечены средствами защиты постоянно и надлежащего качества, то у проверяющих организаций претензий не возникнет.

Что касается законодательной базы, то регулирует процесс выдачи СИЗ Приказ Минздравсоцразвития №290н от 1 июня 2009 года. Там сказано, что при выдаче нужно руководствоваться конкретной спецификой производственных процессов.

В Приказе Минтруда №997н от 9 декабря 2014 года подробно прописано, какие средства индивидуальной защиты сколько служат. Например, максимальный срок эксплуатации каски вместе с подшлемником, а также защитного плаща – 2 года.

Кем заполняется

Компания вправе самостоятельно решить, кто из ее сотрудников будет заниматься выдачей СИЗ и заполнением журнала. Принципиально важно, чтобы это был компетентный сотрудник. Эта обязанность может быть прописана в трудовом договоре.

Еще один способ поручить работнику заполнять журнал учета выдачи СИЗ – назначить его ответственным за выполнение данной обязанности специальным приказом руководителя. На практике очень часто такими ответственными работниками являются руководители подразделений, бригадиры.

Элементы журнала учета выдачи СИЗ

Документ достаточно прост. Бланк его состоит из двух листов: обложки и основной табличной части. На обложке должно быть:

  • Название документа. Оно печатается в центре листа. Без номера.
  • Наименование организации, в которой он ведется. При необходимости – структурного подразделения (если журналов несколько).
  • Какого числа журнал начат и закончен. Вторая дата обычно проставляется постфактум. Заполнение внутренней части документа возможно (и производится) без проставленной даты окончания.


Второй лист журнала учета выдачи СИЗ является образцом для заполнения последующих. В нем находятся следующие графы для заполнения:

  • Порядковый номер. В документе принята сквозная нумерация.
  • Название защитного средства (перчатки, каска, очки, костюм и пр.).
  • Дата выдачи.
  • Срок службы конкретного изделия. Его можно посмотреть в прилагаемых документах при покупке.
  • ФИО получателя СИЗ.
  • Подпись работника, который получил предмет.
  • Фамилия и подпись того, кто произвел выдачу.
  • Примечание. В этой графе чаще всего указывают основание для выдачи. Им может являться приказ руководителя учреждения либо какое-либо положение о выдаче. Номера и даты этих документов вносятся в последнюю колонку журнала.

Правила заполнения журнала учёта выдачи СИЗ

После того как страницы напечатаны, их прошивают. Если журнал закончился (прошел указанный срок его действия, обычно это 1 год), то на последнем листе ставят общее количество страниц, расписывается руководитель организации, ставится печать.

Важно! Каждая страница журнала обязательно нумеруется.

Контроль за сохранностью СИЗ, их тщательный осмотр проводятся перед их выдачей, а впоследствии — раз в полгода. Об этом также необходимо ставить отметки в журнале. Если это возможно, то в графу «примечание».

Исправления и помарки в документе не приветствуются, но могут быть исправлены. Для этого ложная информация зачеркивается одной чертой, сверху или сбоку (где есть свободное место) записывается верная. При этом обязательна подпись ответственного лица и текст «Исправленному верить».

Читайте также:  Применение средств индивидуальной защиты от омп

Сопутствующие документы

Помимо журнала, при использовании средств индивидуальной защиты на предприятии используют:

  • Личную карточку учета выдачи СИЗ.
  • Журнал учета и содержания средств индивидуальной защиты. Он является альтернативой приведенному выше бланку документа.
  • Журнал проверки испытаний СИЗ. Особенно актуален при использовании страховочных поясов и других приспособлений, которые предохраняют от падения с высоты.

Все эти документы помогут руководителю упорядочить взаимодействие персонала со средствами индивидуальной защиты. Не все из них обязательны для заполнения. А журнал учета выдачи СИЗ станет основой для упорядочивания.

Источник

Правильная защита: учет СИЗ

Средства индивидуальной защиты (СИЗ) применяются, как правило, на производственных предприятиях и при работах, требующих специфических приспособлений, хотя закон не запрещает применять их и в любых других организациях. Попробуем разобраться в некоторых вопросах учета:

  • Всегда ли принимать затраты в налоговом учете, какие условия соблюсти для этого?
  • Как оформить приобретенные средства в бухгалтерии?
  • Удерживать ли стоимость спецодежды с сотрудника при увольнении?
  • Положена ли индивидуальная защита офисным работникам?

Кому и когда

Классификацию самих средств и их общую характеристику можно прочитать в другой статье на сайте. В первую очередь они ориентированы на защиту от опасных и вредных факторов. Логично, что для начала эти факторы должны быть выявлены и установлены. Производится это с помощью специальной оценки условий труда (СОУТ).

Акт о результатах проведенной проверки — это основной документ, на который нужно ориентироваться, потому что он подтверждает необходимость покупки СИЗ, а значит, является одним из подтверждающих документов для списания расходов на них.

Предоставление сотрудникам спецсредств предусмотрено Трудовым кодексом (статья 212), обеспечение охраны труда — это такая же обязанность работодателя, как и своевременная выплата зарплаты. В компании необязательно должна быть целая служба для этого, достаточно специально назначенного лица, имеющего соответствующее образование или прошедшего курсы (последнее актуально для небольших фирм, где таким лицом обычно является руководитель).

Работы, которые выполняются в организации, могут и не отличаться вредностью, но при этом все равно требуют применения спецодежды (спецобуви), потому что ведутся в особых температурных условиях или связаны с загрязнением (обращаемся к той же 212-й статье).

Важно! По умолчанию собственность на средства индивидуальной защиты сохраняется за работодателем, если трудовым договором, соглашением согласно закону не предусмотрено иное.

Кроме нормативных актов, придется прописать выдачу СИЗ во внутренних документах, т.к. необходимо установить перечень должностей, нормативы, списание, ответственных за выдачу лиц, а также сопутствующие ситуации – например, удержание стоимости спецовки из зарплаты при увольнении.

Отдельный случай, когда законодательно работодатель не обязан обеспечивать сотрудников специальной защитой, но при этом хочет улучшить рабочий процесс. Примером может стать даже бухгалтер ­– большую часть времени современный специалист проводит за компьютером, формально это повод как минимум для медосмотра, а фактор относится к вредным (п. 3.2.2.4 Приказа Минздравсоцразвития № 302н).

Обычно работодатели стараются не показывать, что более 50% рабочего времени проходит за монитором, да и спецоценка может признать, что условия труда оптимальные, и тогда даже и медосмотра не потребуется (согласно последним разъяснениям). Если сотрудникам повезло и руководство компании готово заботиться о своем персонале, то достаточно обозначить обязательства в локальных актах, трудовом, коллективном договоре, даже без необходимости по закону. В приведенном выше примере можно использовать специальные «компьютерные» очки, снимающие с глаз нагрузку.

Норматив

Конечно, выдавать спецодежду и другие средства защиты направо и налево не получится, существуют нормативы. Они определяются несколькими основными документами (типовые нормы), утвержденными:

  • Постановлением Минтруда №70 от 31.13.97 (по теплой одежде).
  • Приказом Минтруда №997н от 09.12.14 (общие).
  • Приказом Минздравсоцразвития №297 от 20.04.06 (сигнальная одежда).

В отдельных отраслях также существуют собственные законодательные акты, поэтому в первую очередь нужно проверить, нет ли их для вашего вида деятельности, а затем обращаться к общим. Допускается установление собственных норм, естественно, только если это улучшает положение работников и повышает защищенность.

Если открыть Приказ №997, то видно, что указывается количество СИЗ и спецодежды на годовой период, но иногда это не конкретное число, а загадочная фраза «до износа». Что она означает: списываем такое средство в любое время, когда оно придет в негодность? И да и нет. Для начала все-таки придется обратить внимание на инструкцию, прилагаемую к изделию, в ней должен быть срок службы, на него и стоит ориентироваться (установить в ЛНА).

Читайте также:  Адсорбирующее средство это как

Конечно, если, например, рабочие ботинки будут испорчены раньше, их также необходимо будет заменить. Работник вправе отказаться приступать к работе, если ему не предоставлены средства защиты (а значит, не соблюдена техника безопасности), при этом время простоя придется оплатить по полной ставке.

Кстати! СИЗ должны быть сертифицированы и иметь соответствующую декларацию, в противном случае их использование на предприятии недопустимо.

Для списания непригодных к эксплуатации защитных средств составляется акт, который подписывает специальная комиссия. В отдельных случаях придется определять уровень износа раньше срока, например, если сотрудник уволился, а сдать спецодежду (и не только) не удосужился и оставил себе. В этом случае производим расчет исходя из продолжительности использования.

Пример: Монтеру Сидорову был выдан специальный костюм — комбинезон и куртка — со сроком износа 1 год. Сотрудник уволился через 4 месяца, не возвратив одежду. Необходимо рассчитать степень изношенности костюма. Принимаем срок 12 месяцев за 100%, тогда 4 месяца — это 33,33%. Получается, процент износа составляет чуть больше тридцати трех процентов.

Обратите внимание! Если работодатель передает спецодежду уволенному работнику, то это натуральный доход, по которому необходимо удержать НДФЛ. Если сделать это невозможно, нужно направить соответствующую справку формы 2-НДФЛ в ФНС.

Некоторые средства нуждаются в прохождении особой периодической процедуры – поверки. В ее результате проводятся специальные испытания (например, это касается диэлектрических перчаток), устанавливается пригодность к дальнейшему использованию.

Оформление в бухгалтерии

Как и для любых других материальных ценностей, для учета средств защиты есть собственная документация. Рассмотрим поэтапно, что нужно оформить при движении таких ресурсов в организации. Помните, что указанные формы в 2020 году только рекомендуемые, предприятие вправе разработать собственные бланки с сохранением их обязательных реквизитов, учитывая специфику своей работы.

Поступление и перемещение

В большинстве случаев СИЗ поступают в компанию в результате покупки у поставщика, реже в другом качестве (подарок, взнос участника, обмен и т.д.). Учет по ним ведется почти так же, как и по обычным материалам с учетом некоторых особенностей:

  1. Для учета используется специальный журнал. В нем отражаются основные данные о перемещении: кому и когда выданы, на основании чего (внутреннее положение, приказ и т.п.).
  2. На каждого сотрудника, которому положено выдать СИЗ, заводится личная карточка. В ней указываются параметры спецодежды, обуви (размер, рост). Также делается ссылка на конкретную законодательную норму.
  3. Бухгалтерский учет ведется на двух отдельных субсчетах счета 10 «Материалы» — 10.10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» и 10.11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

При получении в БУ выполняется проводка Д 10.10 К 60 (76), а при передаче в эксплуатацию нужно учитывать срок службы, в зависимости от него возможны два варианта учета:

  • Срок менее / более 12 месяцев, списание производится по обычным правилам (см. п. 20 Методических указаний, утвержденных приказом №135н от 26.12.02). Проводка – Д 10.11 К 10.10.
  • Срок менее 12 месяцев, списание согласно п. 21 Методических указаний единовременно при передаче в эксплуатацию. Проводка – Д 20 (26, 23, 08, 44) К 10.10. Расходы относят на те же счета, куда начисляется заработная плата рабочих, получивших СИЗ.

При передаче спецодежды сотруднику, когда происходит переход права собственности, или ее утрате также возможны несколько разных ситуаций:

  • Дарение. Необходимо заключить соответствующий договор и подписать акт передачи. Стоимость бывшего в употреблении спецсредства необходимо установить с учетом износа (как мы выше говорили, для этого нужно провести небольшой расчет). Проводки: Д 73 К 10.10 (10.11) – передача одежды сотруднику, Д 91.2 К 73 – списание остаточной стоимости в прочие расходы. При этом если стоимость не превышает 4000, то для работника никаких налоговых последствий не будет при условии, что в течение года он не получал других подарков. В противном случае необходимо начислить взносы и удержать НДФЛ с ближайшей выплаты (либо сообщить о невозможности удержать налог в ФНС).
  • Сотрудник потерял переданное ему средство (испортил его), вина работника установлена. Необходимо письменное признание вины работником или решение суда. Проводки: Д 94 К 10.11 – списание стоимости, Д 73.2 К 94 – списание недостачи за счет сотрудника, Д 50 (51, 70) К 73.2 – получено (удержано) возмещение материального ущерба. Если получить деньги не удалось, то придется отнести такие затраты в прочие расходы – Д 91.2 К 73.2 (например, при истечении срока исковой давности).
  • Не установлено виновное в утрате лицо. Составляется акт о списании при отсутствии виновника. Проводка: Д 91.2 К 10.11 – списание в прочие расходы.
Читайте также:  Договор как средство осуществления предпринимательской деятельности

Для отслеживания средств защиты, которые списаны на расходы единовременно, но при этом имеют продолжительный срок использования (но менее года), применяем забалансовый счет, установленный самой компанией.

Несмотря на установленные нормативы использования в бухгалтерском учете, списание в пределах и сверх норм никак не различаются. В налоговом учете также не установлено особых ограничений ни для организаций на ОСНО, ни для плательщиков единого налога на упрощенке – пп. 3 п. 1 статьи 254 НК РФ. Списываем все затраты в полном размере, главное, чтобы сверхнормативный расход был реально обоснован.

А что если стоимость спецсредств превышает 40000 рублей для БУ и 100 тысяч в НУ? В таком случае СИЗ уже представляют собой ОС и учитываются на 01 счете. На ОСНО списываться они будут методом амортизации на счета затрат (20, 26, 44 и т.д.), на УСН необходимо руководствоваться п. 3 ст. 346.16 НК РФ.

Обслуживание

Не всегда спецсредства просто используются, некоторые требуют регулярного ухода. Обычно это спецодежда, противогазы, диэлектрические СИЗ и высотные страховки. Виды обслуживания:

  • Стирка.
  • Обеззараживание (дезинфекция).
  • Химчистка.
  • Поверка (электроиспытания).
  • Покупка расходников.
  • Ремонт.

Обслуживание, выполненное сторонними организациями, отражается обычными проводками по расчету с поставщиками и подрядчиками: Д20 (25, 26…) К 60 (76). Если в организации предусмотрен собственный цех (прачечная, ремонтная мастерская): Д 20 (25, 26…) К 23.

Обратите внимание! Все СИЗ, прошедшие соответствующую обработку, включая одежду, допускается использовать вторично, если позволяет срок и состояние. Исключение – обувь, санитарная обработка ее слишком сложная, обеззаразить на 100% проблематично, так же как и отчистить. Поэтому остаточная несписанная стоимость обуви, даже находящейся в хорошем состоянии, оставшейся, например, после уволившегося сотрудника, относится на прочие расходы (счет 91.2).

Что не относится к средствам индивидуальной защиты

Со спецодеждой иногда путают униформу или обмундирование. Ошибочно относить их к СИЗ, поскольку они несут совершенно иные функции. К примеру, военная форма имеет знаки отличия по званиям, а униформа продавца обычно имеет определенные цвета, ассоциирующиеся с конкретной сетью магазинов.

Кстати! На спецодежду можно наносить логотип (название компании), это не меняет ее изначального предназначения.

Есть и некоторые спорные предметы, например, головные уборы. Некоторые из них (каски, теплые шапки) однозначно относятся к защите. А как быть с обычными? Кепка от солнца при работе в дневное время на улице относится к СИЗ?

Даже нормативные акты в отдельных случаях оставляют свободу для фантазии. В Методических указаниях № 997н для маляра (п. 40 в списке) предусмотрен головной убор, а вот его вид не уточняется. Не запрещено установить собственные варианты, попробуйте «подогнать» их под отраслевые нормативы, обосновать применение именно такого спецсредства.

Правда, в этом случае могут возникнуть проблемы со списанием расходов в налоговом учете, ведь традиционно, если существует официальная база с четко определенными границами (как в данном случае), то ФНС ориентируется в первую очередь на нее. Отступление – повод для сомнений налоговой службы в оправданности расходов и уменьшения налоговой базы.

Поддержка бизнеса в области охраны труда

В последние годы в моде оказание поддержки малому бизнесу. Признаюсь, мне кажется, не всегда эта поддержка и правда таковой является, а плюс в одном месте дает минус в другом. Есть и вполне работающие программы, хотя для небольших организаций они обычно особого бонуса не несут, но упомянуть их необходимо.

ФСС позволяет при соблюдении определенных условий приобрести СИЗ за счет фонда. Это так называемое финансирование мер по сокращению производственного травматизма и предупреждения профессиональных заболеваний. Правда есть несколько ключевых моментов:

  • Компенсации подлежат средства защиты только производства России.
  • Участники пилотного проекта (а это пока далеко не все регионы) могут возместить согласованный с фондом размер расходов, остальные ограничены начисленными взносами на травматизм.
  • Необходимо собрать подтверждающий пакет документов.

Обратите внимание! Возмещаются также затраты на обучение руководителя (иных ответственных лиц, перечисленных в п. 3 Правил финансового обеспечения предупредительных мер, утверждены Приказом Минтруда №580н от 10.12.2012).

Подробности, включая бухгалтерские проводки по операциям, вы найдете в статье «Как осуществляется и учитывается покупка СИЗ за счет ФСС».

Размер взносов на травматизм очень невысокий, иногда в рублях за год это всего несколько тысяч для компаний, у которых нет высокого риска травматизма или большого количества работников. Поэтому обращение за возмещением не особенно популярно у предпринимателей.

Источник

Adblock
detector