Эффективная система контроля за использованием основных средств

Научно-исследовательский журнал

Internal control of the facts of economic life based on fixed assets

Грекова Вита Анатольевна, Меджитов Сервер Сабриевич
1. К.э.н., доцент
2. Студент по направлению 38.04.01 «Экономика»
Институт экономики и управления (структурное подразделение). ФГАОУ ВО «Крымский федеральный университет имени В.И. Вернадского»

Grekova Vita Anatolievna, Medzhitov Server Sabrievich
1. PhD in Economics, Associate Professor of Accounting and Auditing
2. Student in the Direction 38.04.01 «Economy»
Institute of Economics and Management of Federal State Educational Institution of Higher Education «V.I. Vernadsky Crimean Federal University», Simferopol

Аннотация: Внутренний контроль и аудит на предприятиях являются важнейшей частью современной системы управления ими, позволяющей достичь целей, поставленных собственниками с минимальными затратами. Этот вид внутреннего контроля осуществляется на практике внутренними аудиторами и внутренними контролерами. Основная задача СВК состоит в обеспечении наблюдения и (или) проверки функционирования любого объекта внутреннего контроля на предмет соответствия их деятельности законам, стандартам, планам, нормам, правилам, приказам, принимаемым управленческим решениям. Устанавливая отклонения от требований этих документов и выявляя причины их возникновения, СВК способствует своевременной разработке собственниками и/или исполнительными органами управления предприятием, а также реализации мероприятий, нацеленных на его оптимальное функционирование.

Abstract: Internal control and audit at the enterprises are the most important part of the modern management system, allowing to achieve the goals set by the owners with minimal costs. This kind of internal control is carried out in practice by internal auditors and internal controllers. The main task of the SIK is to ensure the observation and (or) verification of the operation of any internal control subject to the laws, standards, plans, norms, rules, orders, management decisions that are in accordance with their activities. By establishing deviations from the requirements of these documents and identifying the reasons for their occurrence, the SIK facilitates the timely development by the owners and / or executive bodies of the enterprise management, as well as the implementation of activities aimed at its optimal functioning.

Ключевые слова: основные средства, аудит основных средств, этапы внутреннего контроля, учет основных средств, учетные регистры основных средств, основные фонды.

Keywords: Fixed assets, audit of fixed assets, internal control stages, accounting of fixed assets, accounting registers of fixed assets, fixed assets.

Введение. Одним немалозначительным фактором, который ориентирован на инвесторов и кредиторов, выбирающих объекты для инвестиций, является прозрачность и достоверность бухгалтерской финансовой отчетности. Эта достоверность в свою очередь неразрывно связана с внутренним контролем совершаемых фактов хозяйственной жизни. Следует заметить, что с принятием ныне действующего Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» экономическому субъекту вменена обязанность организовывать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Возложение экономическим субъектом обязанностей по внутреннему контролю на должностное лицо либо, если это целесообразно, на специальную службу внутреннего контроля в современных условиях поможет минимизировать риск банкротства и повысить эффективность основных инструментов бухгалтерского учета, контроля, анализа и управления, чтобы стабилизировать, сохранить и повысить эффективность организации. Поэтому деятельность персонала или подразделения экономического субъекта по внутреннему контролю должна быть направлена на поиск новых методов контроля фактов хозяйственной жизни, в том числе и связанных с бухгалтерским учетом основных средств (далее – ОС). Это объясняется тем, что неэффективная система бухгалтерского учета и политики управления ОС приводит к увеличению неликвидных ОС, а это, в свою очередь, может привести к сокращению ликвидности организации и увеличению вероятности банкротства. Поэтому особое значение имеет технология внутреннего контроля ОС, которая будет разниться в зависимости от состояния, динамики, структуры и политики управления ОС, а также технического и технологического уровня организации.

Объекты и методы исследований. Методологической основой для написания статьи были основополагающие положения, которые нашли свое отражение в работах ведущих как отечественных, так и зарубежных ученых и экономистов в сфере бухгалтерского учета, а также основные положения нормативно-законодательных акты, регулирующие учет основных средств, как на общероссийском, так и на международном уровне. Основу методологических исследований, составили общие научные методы познания такие как: анализ и методы системного и сравнительного анализа которые позволили наиболее полно изучить эти объекты с целью обеспечения обоснованности результатов проведенного анализа.

Экспериментальная часть. Внутренний контроль ОС направлен на решение проблем, связанных с: точностью определения первоначальной стоимости ОС, периода и достоверности принятия их к учету, наличия и выбытия ОС; организации соответствующего хранения, минимизации ущерба имуществу; формированием первоначальной стоимости; требованием соответствия для документирования бухгалтерских операций; целесообразностью применения методов амортизации; контролем за соблюдением установленных норм начисления амортизации ОС; обнаружением неликвидного или непригодного для использования в будущем объекта ОС; раскрытием информации в бухгалтерских отчетах и финансовой отчетности; анализом обеспеченности и эффективности ОС; разработкой рекомендаций по совершенствованию управления ими.

Для организации внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни по учету ОС в организации следует разработать комплексную технологию контроля таких операций. Технология внутреннего контроля должна состоять из определения функций классификации и группировки ОС, информационного программного обеспечения, которое предназначено для раскрытия вопросов, связанных с контролем, и выделения основных этапов и тенденций плана проверок и программ внутреннего контроля [4, с.224].

Читайте также:  Какие средства хорошие для посудомоечной машины

Основным источником информации для внутреннего контроля являются первичные документы, которые оказывают непосредственное влияние на формирование учетных записей, составление учетных регистров и форм отчетности.

Приказом об учетной политике организации регламентируются: методы расчета амортизации, признание первоначальной стоимости ОС, сроков полезного использования ОС; порядок переоценки и определения ликвидационной стоимости ОС; порядок оценки ОС при их реализации; особенности бухгалтерской обработки операций по учету ОС и др.

Учет первичных документов по ОС предоставляет внутреннему контролеру информацию о наличии и движения внеоборотных активов организации: инвентарные карточки; накладные; счета-фактуры; карта складского учета; различные акты [5].

Учетные регистры внутренний контролер использует с целью получения общих сведений об учете ОС. Регистры позволяют проверять движение и характер операций по счетам 01 «Основные средства», 02 «Амортизация основных средств», 07 «Оборудование к установке» и 08 «Вложения во внеоборотные активы» и аналитическим счетам с целью получения уверенности в достоверности информации, которая отражается в финансовой отчетности организации[1, с. 480]..

Документы службы внутреннего контроля, предоставляемые службой внутреннего контроля: подтверждение правильности формирования учетных записей и данных форм финансовой отчетности для операций с ОС. Эти документы включают следующие документы: подтверждение формирования первоначальной стоимости ОС; Подтверждение в правильности определения амортизации ОС; Подтверждение в правильности ликвидации ОС; подтверждение достоверности финансовой отчетности и т. д.

Документы, предоставленные службой внутреннего контроля, обеспечивают уверенность внутренних контролеров в том, что проведенные в них расчеты и анализ свидетельствуют о достоверности данных бухгалтерской службы об ОС и может использоваться для принятия решений и предоставления соответствующих рекомендаций.

Аналитические документы позволяют оценить текущий уровень обеспеченности, динамики, движения, состояния и степени использования ОС в организации для анализа эффективности управления ОС в данной организации. К данным документам относятся: заключение аналитического отдела о динамике и структуре ОС в активах организации; вывод аналитического отдела технического состояния ОС; вывод аналитического отдела по эффективности использования имеющихся в организации ОС; вывод аналитического отдела по эффективности инвестиций в ОС и др.

Документы, предоставленные отделом управленческой отчетности, позволяют зафиксировать решения по управлению ОС в организации и предоставлять возможность в будущем сравнивать, учиться у предыдущего опыта принятия решений. К данным документам относятся: план мероприятий по восстановлению ОС; бюджет капиталовложений и другие.

Таким образом, для эффективного проведения проверки и формирования рекомендаций внутренние контролеры должны иметь список всей возможной информации об ОС в организации. При этом, чем больше объем информации и, в частности, выводов или справок различных отделов, тем более обоснованными, взвешенными и целесообразными будут выводы и рекомендации внутренних контролеров [3, с. 720].

Эффективное использование контрольных процедур зависит от утвержденного плана, программ и методов проверки. Следует отметить, что метод проверки разрабатывается на этапе планирования и направлен на сбор доказательств для анализа и реализации мер по повышению эффективности и управлению ОС в организации.

Проведения внутреннего контроля операций по учету ОС должно состоять из следующих этапов:

  1. На первом этапе внутреннему контроллеру необходимо определить наличие всех заявленных в документах объектов ОС и достоверность оценки данных объектов учета. Для этого необходимо присутствовать при инвентаризации ОС. В процессе проведения проверки на данном этапе контрольные процедуры подразделяются на те, которые:

— проводятся в инвентаризации;

— используются при инвентаризации;

— используются после проведения инвентаризации.

При проведении инвентаризации ОС целесообразно применять следующие аналитические процедуры: сравнение фактических показателей с нормативными, плановыми, прогнозными значениями; проверка соответствия синтетического и аналитического учета и др. [2, с. 480].

  1. Второй этап контроля ОС представлен тем, что внутреннему контролеру необходимо проверить правильность документального оформления, целесообразность и законность приобретения, полноту, правильность оценки и своевременность оприходования ОС, поступивших в организацию.

Внутренним контролером должна быть проведена проверка бухгалтерских записей по оприходованию ОС.

Полноту и своевременность оприходования ОС устанавливают путем изучения первичных документов и записей по счетам 01 «Основные средства», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и др.

Источниками данных являются акты приема-передачи основных средств (форма ОС-1); ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств»; ОС-3 «Акт о приёме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств», договоры купли — продажи, договора учредителей, счета и др.

Внутренним контролерам следует уделять особое внимание операциям по приобретению объектов, находящихся в эксплуатации у других экономических субъектов, следует тщательно проверять с точки зрения целесообразности каждой операции, а также своевременности получения и полноты оприходования таких объектов на балансовый учет.

  1. На третьем этапе проверки контролер удостоверяется как в правильности применения способов начисления амортизации, так и сроков ее начисления. Для этого внутренний контролер проверяет приказ об учетной политике организации на соответствие требованиям законодательства, а также порядок использования метода амортизации, которые использует организация. С целью проверки правильности начисления сумм внутренний контролер проводит арифметическую проверку, используя такие источники как: расчеты амортизации, инвентарные описи, инвентарные карточки, ведомости расчета амортизации, сведения по Кт счета 02 «Износ (амортизация) основных средств».
  2. На четвертом этапе контролер проверяет правильность бухгалтерской переоценки ОС, используя документы, подтверждающие рыночные цены, расчеты переоценки.
Читайте также:  Чем лечить кисты в голове народное средство

Переоценка первоначальной стоимости и амортизация ОС определяются путем умножения первоначальной стоимости или индекса амортизации и переоценки (который рассчитывается путем деления справедливой стоимости на переоценку, остаточной стоимости). Общая стоимость остаточного излишка должна быть представлена в дополнительном капитале, а сумма уценки – в составе расходов за отчетный период [6, с. 157]..

Важным этапом внутреннего контроля является подтверждение расчета сумм превышения предыдущих уценок над переоценками или сумм превышения предыдущих переоценок над уценками и правильности их отражения в учете.

  1. Пятый этап предусматривает, что внутренний контролер должен проверить операции по ремонту ОС. Особое внимание необходимо уделить тому, какие виды ремонтных работ были проведены (текущий или капитальный), а также проверить правильность отнесения затрат на ремонт. На данном этапе определяется правильность отнесения затрат на капитальный ремонт. Следует отметить, что затраты на текущий ремонт относятся в состав расходов отчетного периода. Собственно поэтому внутренний контролер должен проверять документы ОС-3 «Акт о приёме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств», договоры с организациями, которые выполняли техническое обслуживание, калькуляцию ремонтных работ и сопоставляет эти суммы со сведениями, учетными регистрами и формами отчетности по счетам.
  2. На шестом этапе внутренний контролер осуществляет проверку операций по выбытию ОС. Проверку целесообразно начинать с проверки наличия договоров (при условии продажи ОС), а также актов списания ОС (при условии ликвидации ОС) и формальной проверки всех необходимых реквизитов документов.
  3. На седьмом этапе осуществляется проверка объектов ОС, переданных (полученных) в финансовую аренду. В процессе внутреннего контроля проверяется правильность оформления договоров и инвентарных карточек на наличие всех подписей и заполненных реквизитов.

Таким образом, контролеру при проверке бухгалтерской информации по ОС организации необходимо провести проверку всех возможных операций с ОС организации: поступлением, выбытием, износом, восстановлением, лизингом/арендой, ликвидацией и др. Особое внимание необходимо уделить сопоставлению данных первичных документов с учетными регистрами и формами отчетности с целью предоставления лицу, принимающее решение уверенности в достоверности данных по учету операций с ОС для дальнейшего обоснования им управленческих решений.

Выводы. Выделенные этапы внутреннего контроля ОС и контрольных процедур, которые должны применяться в ходе контроля, должны быть одобрены на этапе планирования внутреннего контроля.

Внутренний контроль ОС должен быть направлен на сбор доказательств, проведения анализа, применения моделей и методов с целью разработки рекомендаций по оптимизации работы учетного аппарата, а также направлений повышения эффективности управления ОС.

Источник

Эффективная система контроля за использованием основных средств

Для казенных учреждений экономический термин «основные средства» является важным звеном в организации учета и контроля основных средств. Контроль служит для эффективного и результативного использования бюджетных ресурсов, сохранности основных средств, соблюдения законодательных требований и предоставления достоверной отчетности. Основные средства, как имущество учреждения, составляют наибольшую часть объекта бухгалтерского учета, поэтому их техническое состояние и наличие является важнейшим фактором для повышения эффективности деятельности учреждений. Поэтому в связи с ограничением бюджетного финансирования казенных учреждений наиболее важной задачей будет является эффективность контроля за использованием основных средств.

Бухгалтерский учет основных средств ведется с использованием Единого плана счетов 157н и с Инструкцией по его применению. Осуществление по применению Единого плана счетов могут использовать все виды государственных органов. Учреждение в праве самостоятельно определить, в каких разделах учета ему необходима аналитика по основным средствам, материальным запасам, материально ответственным лицам.

Бухгалтерский учет независимо от организационно-правовой формы учреждения осуществляется в соответствии со статьей 161 Бюджетным кодексом РФ [1], Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» [2] и иными нормативными правовыми актами, регулирующими бухгалтерский учет.

Нефинансовые активы – это объекты, которые находятся в использовании субъекта хозяйствования – казенного учреждения, при этом они приносят ему потенциальную или реальную экономическую прибыль в результате их эксплуатации.

Характерной особенностью основных средств казенного учреждения является то, что они не участвуют в процессе производства, а служат для обслуживания процессов по удовлетворению социальных потребностей населения и осуществлению функций государственного учреждения.

В соответствии с изменениями, которые были внесены Федеральным законом от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» усиливается контроль за эффективным использованием имущества, переданного казенным учреждениям на праве оперативного управления. Это связано со структурой финансирования такого типа учреждений и необходимости формирования отчетов об использовании имущества [4, с. 13].

Существуют несколько форм контроля, которые широко используются в казенных учреждениях. Они непосредственно связаны между собой и являются одними из первоочередных форм проведения контроля. Выделяют предварительный, текущий и последующий контроль.

Предварительный контроль проводится с целью определения целесообразности осуществления хозяйственных операций, связанных с поступлением и внутренним перемещением основных средств. Он является профилактическим и позволяет оценить рациональность предстоящих расходов и предотвратить возможность совершения неэффективных хозяйственных операций по учету основных средств.

В настоящее время в России все больше уделяют внимание текущему, и наиболее востребованному – последующему контролю. Что касается предварительного контроля, то его реже используют на практике.

Текущий контроль проводится в момент совершения проверок с основными средствами. Его целью является, чтобы максимально быстро и оперативно выявить неточности, поскольку он дает возможность устранения ошибок в ходе его проведения. В ходе текущего контроля проверяется, насколько правильно и законно оформлены документы по операциям с основными средствами, а также по их выбытию и перемещению, начислению и списанию износа основных средств.

Читайте также:  Боли в локтевых суставах чем лечить народные средства

При обнаружении отсутствия основных средств контролируется обоснованность отражения в учете и меры, принятые по возмещению ущерба.

Для установления достоверности данных о своевременности, полноте и эффективности организации учета основных средств, законности операций с ними, выявления внутренних резервов осуществляется последующий контроль. Данный вид контроля может быть оперативный и периодический.

Оперативный контроль обычно проводится в рамках отчетного месяца. Периодический контроль может осуществляться за определенный отчетный период по данным смет, отчетов, первичных документов и др.

Одним из самых распространенных и эффективных методов фактического контроля за сохранностью и эффективностью использования основных средств в казенных учреждениях является инвентаризация.

Инвентаризация – это оценка, контроль за правилами хранения и состояния средств и ценностей в целом [3, с. 91].

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности должна проводиться инвентаризация в бюджетном и казенном учреждениях, с целью проверки основных средств и документального подтверждения их наличия.

Целью инвентаризации основных средств является:

– подтвердить, что приобретенные основные средства правильно отражены в учете и представляют собой стоимость реальных объектов, которые введены в эксплуатацию;

– проверить правильность данных текущего учета основных средств и выявить возможные ошибки;

– отразить неучтенные хозяйственные операции;

– контролировать сохранность основных средств;

– проверить соблюдение принципа материальной ответственности;

– проверить состояние учета основных средств.

Инвентаризация как правило может проводиться самостоятельно внутренними службами в плановом порядке. Руководителем устанавливается порядок и сроки проведения мероприятия, а также это должно быть закреплено учетной политикой учреждения. Обязательным проведением инвентаризации служит Федеральный закон и отраслевые стандарты.

При инвентаризации основных средств инвентаризационная комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

Одним из важнейших методов финансового контроля выступает ревизия, которая представляет собой проверку финансово-хозяйственной деятельности учреждений за отчётный период.

В ходе ревизии изучаются все стороны финансово-хозяйственной деятельности учреждений, что не является обязательным, при осуществлении других способов хозяйственного контроля. Основная цель ревизии – выявить хозяйственные и финансовые нарушения, факты бесхозяйственности, краж, установить причины и условия, которые им предшествовали, виновных в этом лиц, принять меры по возмещению причиненного ущерба, убытка, применить мероприятия по ликвидации недочетов и правонарушений, а также привлечь к ответственности лиц, которые допустили правонарушения.

В учреждении объектами ревизии операций с основными средствами являются:

1) первичные документы о поступлении, передаче, инвентаризации, начислении амортизации (износа), ликвидации объектов основных средств;

2) регистры аналитического и синтетического учета основных средств.

В казенном учреждении может быть создан контрольно-ревизионный отдел, который будет наделен полномочиями осуществлять контрольно-ревизионные мероприятия результатов деятельности исследуемого учреждения.

Органы контрольно-ревизионного отдела должны проводить проверку, строго придерживаясь бюджетного законодательства, а также следить за правильностью составления и утверждения бюджетной сметы учреждения. При проведении ревизии обязательным является рассмотрение раздела сметы, как проверка поступления и расходования нефинансовых активов (в т.ч. изменение стоимости основных средств).

При ревизии использования и сохранности основных средств в казенном учреждении проверяется:

– наличие неиспользуемого оборудования, его качественное состояние, условия хранения;

– соответствует ли фактическое наличие основных средств данным бюджетного учета;

– наличие переданных отдельных предметов основных средств в личное пользование;

– соблюдается ли порядок учета основных средств, предусмотренный действующей инструкцией по бюджетному учету;

– своевременно оформляется ввод основных средств в эксплуатацию;

– обоснованно и правильно оформляется ликвидация основных средств;

– соблюдается порядок применения норм амортизационных отчислений, начисления амортизации;

– обеспечивается сохранность и использование по назначению объектов основных средств данного учреждения.

Нарушения, связанные с учетом основных средств, можно условно разделить на следующие группы:

– нарушения, связанные с поступлением основных средств;

– нарушения, выявляемые в период эксплуатации основных средств;

– нарушения, связанные со списанием основных средств.

По окончании проведения ревизии уполномоченные лица проверяющего органа в должностном порядке должны составить и подписать перечень необходимых документов, такие как: акт, отчет-заключение, справку, а также дополнительные документы, за которыми стоит персональная ответственность. На основании подписанного акта разрабатывается комплекс мероприятий, направленных на устранение выявленных недостатков и мобилизации внутренних резервов.

Мероприятия по осуществлению контроля должны по мере возможности предопределять вероятные последствия, которые могут произойти в результате данной проверки, независимо от формы и методов их проведения.

Вследствие этого для казенных учреждений большую значимость приобретают вопросы об организации контроля за эффективностью основных средств, а также методические разработки, которые в дальнейшем дадут возможность повысить результативность и действенность проверок в целом.

Виды основных средств казенного учреждения

Проведенное исследование по данному вопросу позволило научно объяснить необходимость контроля за правильностью учета и использования основных средств в организации бюджетного учета казенного учреждения. Внутренний контроль можно охарактеризовать как процесс управления деятельностью учреждения с целью эффективного и результативного использования бюджетных ресурсов, сохранности основных средств, соблюдения законодательных требований и предоставления достоверной отчетности. Таким образом, контроль за эффективностью использования основных средств является одной из важнейших составляющих в области бюджетного учета казенного учреждения.

Источник

Поделиться с друзьями
Adblock
detector